excel

MICROSOFT  EXCEL

Excel es una hoja donde se puede calcular cualquier tipo de operaciones matemáticas, por eso se conoce como hoja de cálculo, donde tiene diversas utilidades, la más básica es crear tablas de números y operar con ellos a través de fórmulas de una manera rápida y sencilla.

Es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas, ya que en este programa pueden realizar su contabilidad, presupuestos, llevar la facturación, análisis de datos, gráficar datos,  agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc.

GRÀFICOS EN EXCEL

CONCEPTO: Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en forma de gráficos y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información.

La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. Nos dice más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

TIPOS DE GRÀFICOS:

GRÀFICO DE COLUMNAS: utilizado para mostrar variaciones de datos en un periodo de tiempo con mayor facilidad y entendimiento, generalmente las categorías van en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

GRÁFICO DE LÍNEAS: para representar grandes cantidades de datos que varían en un periodo continuado de tiempo, datos de categoría en el eje horizontal y datos de valores en el eje vertical.

Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

GRÁFICOS CIRCULARES: se utiliza cuando se requiere en datos del porcentaje ya que este gráfico es una sólo pero su 100% esta repartido según la cantidad de categorías que se este utilizando.

GRÁFICOS DE BARRAS: implementando para hacer comparaciones entre elementos individuales tales como: magnitudes, evolución en el tiempo, etc. Son semejantes a los de columnas.

GRÁFICOS DE ÁREAS: comúnmente se utilizan en las variaciones de datos de periodos continuos. Destacan las magnitudes los cambios con el transcurso del tiempo.

GRÁFICOS DE TIPO XY DISPERSIÓN: muestra relación entre valores numéricos de varias series de datos. Trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.

GRÁFICOS DE SUPERFICIE: este tipo de gráfico visualiza mejor la evolución entre dos o más categorías siempre  y cuando existan diferencias.

GRÁFICOS DE ANILLOS: muestra un porcentaje del total similar al gráfico circular aquí podemos enfocar según el número de datos el tamaño del compartimiento del anillo.

 

GRÁFICO DE BURBUJAS: es como el gráfico de líneas donde los puntos son remplazados por burbujas; pero en este caso para la interpretación de los datos también cuenta el tamaño de la burbuja.

PASOS PARA ELABORAR UN GRÁFICO ESTADÍSTICO

Ejemplo:

·         Vamos a realizar una tabla para poder representar en los gráficos, seleccionamos los datos de las departid y votos.

·         Ahora hacemos clic en la pestaña Insertar y escogemos gráfico circular ( podemos elegir cualquier gráfico) y si los datos están de manera correcta el gráfico nos sale de la siguiente manera.

FUNCIONES EN EXCEL

La función si en Excel  es parte  del grupo de funciones lógicas y nos permite evaluar una condición para determinara si es falsa  o verdadera. La función SI  es de gran ayuda  para formar  decisiones  en base al resultado obtenido en la  prueba lógica.

La función SI

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función

Ø  Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.

Ø  Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.

Ø  Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.

EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN SI

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO PRUEBA LÓGICA

Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI  siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar  la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.

=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja.

UTILIZAR UNA FUNCIÓN COMO VALOR DE REGRESO

 

Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un valor numérico se le sume el valor que colocaré en la celda D1. La función que me ayudará a realizar esta operación es la siguiente:

=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")

Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:

Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lógica fuera falso.

EJEMPLOS:

Ø  Si  el género  es igual a F  es mujer caso contrario  es hombre.

=SI(G2=”F”,”mujer”,”hombre”)

Ø  Si la cuidad en la que vive es Ibarra  es Imbabura caso contrario es otra.

=SI(F2=”IBARRA”,”IMBABURA”,”OTRA”)

Ø  Si la edad de Carla es mayor que 30 es adulta caso contrario es joven.

=SI((2>30,”ADULTA”,”JOVEN”)

La función SI con (Y)

A veces  para identificar  una alternativa  hace falta  que se cumpla  varias  condiciones  a la vez.  La función  lógica Y  devuelve el valor lógico verdadero cuando todos  sus  argumentos, admite hasta  treinta, tomando el valor verdadero y el valor lógico  falso cuando algún argumento toma el valor falso. Su sintaxis es:

Y(valor_logico1;valor_logico2;…)

Su ventana es de argumento es

EJEMPLOS:

·         Si la edad de Carmen es mayor  de 15 y vive en Guayaquil y el promedio es superior a 8  y el estado civil es soltera, Carmen  es joven caso contario se sube un punto al promedio.

=SI(Y(E9>15,D9=”GUAYAQUIL”,C9>8=”SOLTERO”),”JOVEN”,(9+1)

·         Si la edad de Sandra es mayor de 30 y vive en  pichincha y el sueldo es superior a 500 y su  estado civil es casado, Sandra  es trabajadora  caso contrario se resta 100 dolares a su sueldo.

=SI(Y(E13>30,(13=”PICHINCHA”, D13>500,B13=”CASADO”),”TRABAJADORA”,D13-100))

La función SI con (O)

 

Otras veces, para identificar una alternativa es suficiente  con que se cumpla al menos una de entre varias condiciones. La  función lógica O  devuelve el valor lógico VERDADERO  cuando alguna de sus argumentos, admite hasta  treinta, toma el valor VERDADERO y el valor lógico FALSO cuando todos sus argumentos tomas el valor FALSO.

Su  sintaxis es:

O(valor_logico 1;valor_logico 2;…)

Su ventana de argumento es:

La función SI ANIDADAS

El cuadro de dialogo prueba lógica de la segunda función SI contiene la condición que debe cumplir la segunda alternativa y valor_si_falso contiene una nueva función SI. Seguiremos anidando funciones SI hasta que solo queden dos alternativas que resolveremos con una función SI en la que el cuadro de dialogo prueba_logica será la condición que debe cumplir la penúltima alternativa, valor_si_verdadero será la formula a aplicar en la penúltima alternativa y valor_si_falso será la formula a aplicar en la ultima alternativa. Observa que el numero de funciones SI anidadas que necesitamos es uno menos que el numero de alternativas.

=SI(PREGUNTA 1;RA1;SI(PREGUNTA2; RA2;SI(PREGUNTA3;RA3;RN3)))

EJEMPLO:

Tenemos ingresado en la celda A2 la letra del estado civil imprimir en la columna en palabra el estado civil.

=SI(A2=”S”; “SOLTERO”; SI(A2= “C”); “CASADO”;SI(A2= “D”; “DIVORCIADO”;SI (A2= “V”; “VIUDO”; “NO EXISTE”))))

La función CONCATENAR

La función CONCATENAR, concatena (une) varias cadenas de texto en una sola.

CONCATENAR (TEXTO1; TEXTO2;…)

Los argumentos pueden ser cadenas de textos o referencias ha celdas individuales.

EJEMPLO:

Si el empleado gana 200 dólares y tiene una carga familiar de 1 y sus gastos son mayores de 50 imprimir la marca y el nombre unidos, caso contrario en mayúsculas las tres ultimas letras del nombre hacia la izquierda.

=SI(A1=200;SI(B1=1;SI(C1>50;CONCATENAR(A1;B2);MAYUSC(DERECHA(B1;3)))

La función DERECHA

La función  DERECHA devuelve el número especificado de caracteres del final de una cadena de texto.

DERECHA (TEXTO; NÚM_DE_CARTERES)

El argumento num_de caracteres debe ser un valor mayor o igual que cero. Si se omite se considera 1. Si es mayor que la longitud de texto, la función devolverá todo el texto.

La función IZQUIERDA

La función IZQUIERDA devuelve el número especificado de caracteres del principio de una cadena de texto.

IZQUIERDA (TEXTO; NUM_DE_CARACTERES)

El argumento num_de_caracteres debe ser un valor mayor o igual que cero. Si se  omite se considera 1. Si es mayor que la longitud del texto, la función devolverá todo el texto.

La función MAYUSC

La función MAYUSC convierte en mayúsculas una cadena de textos.

MAYUSC (TEXTO)

La función MINUSC

 

La función MINUSC convierte a mayúsculas una cadena de texto.

MINUSC (TEXTO)

La función EXTRAE

 

La función EXTRAE devuelve determinados caracteres de una cadena de texto, en función de la posición inicial indicada y del numero de caracteres deseado.

EXTRAE(TEXTO;POSICION_INICIAL;NUMERO_DE_CARACTERES)

§      El argumento texto es la cadena de la que se desea extraer los caracteres.

§      El argumento posición inicial es la posición del primer carácter que se desea extraer el argumento texto.

§      El argumento num_de_caracteres es la cantidad de caracteres a extraer.

La función BUSCARV

La función BUSCARV busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y devuelve el valor situado en esa fila y la columna que se indica. Su sintaxis es:

BUSCARV(VALOR1_BUSCADO;MATRIZ_BUSCAR_EN;INDICADOR_COLUMNAS;ORDENADO)

Su ventana de argumento es:

Veamos con detalle el significado de los argumentos:

v  Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la tabla o matriz de datos.

v  Matriz_buscar_en: es la referencia del rango que contiene la tabla de datos.

v  Indicador_ columnas: es el número de columna de la tabla(1,2,,3,…) y no de la hoja(A,B,C,…) desde la cual se extrae (devuelve) el valor.

v  Ordenado: es el valor lógico que nos permite especificar el tipo de búsqueda aproximada o exacta.