ACCESS

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¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

·         Una base de datos en un almacén que nos permite guardar la información de manera organizada para luego poder encontrar de manera más fácil. Contiene datos de diversas temáticas y categorías pero que comparten algún vínculo entre si que busca ordenarlos y clasificarlos en conjuntos.

CLASIFICACIÓN:

1.      Base de datos estáticas

2.      Base de datos dinámicos

3.      Base de datos bibliográficas

4.      Base de datos de texto completo

5.      Base de datos de estructura

6.      Base de datos clínicos

 

TABLAS Y REGISTROS

Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de Tablas como las que podemos ver por ejemplo, una  agenda Telefónica.

En esta agenda nos interesa tener alineados de todos modos ordenados los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro se organizaron: Nombre, Dirección y teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así en mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.

Aquí podemos ver como la información referida a una persona, “undato2, aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes que hemos organizado la información se denomina Campo y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.

·         REGISTRO: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y esta compuesto por campos.

·         TABLA: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

CAMPOS

Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser: el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:

Ø  TEXTO: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.

Ø  MEMO: para introducir un texto extenso. Hasta 65535 caracteres.

Ø  NUMÉRICO: para introducir números.

Ø  FECHA / HORA: para introducir datos en formato fecha u hora.

Ø  MONEDA: para introducir datos en formato número y con el signo de monetario.

Ø  AUTONUMÈRICO: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido.

Ø  SI / NO: campo lógico. Este tipo es sólo si queremos un contenido de tipo SI/NO, verdadero / falso.

Ø  OBJETO OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, ect.

Ø  HIPERVÍNCULO: podemos definir un enlace a una página web.

Ø  ASISTENTE PARA BÚSQUEDA: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

CLAVE PRINCIPAL

La clave principal suele ser uno o varios campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos (vacíos) en los campos de la clave principal.

Es decir los datos de un átomo no aparecerán repartidos en tres veces, si no en una solo vez de forma que cuando se quiera consultar el estado del alumno se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos.

Se puede realizar esta operación desde Menú Edición/ Establecer Clave Principal. No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece encuadro de diálogo pidiendo que se establezca.

Si se elige la opción “SI” Access creará un campo autonumérico que será la clave principal.

CREAR RELACIONES

1.      Haga clic en el botón de Microsoft Office y a continuación hago clic en abrir.

2.      En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.      En la pestaña herramientas de base de datos, en  el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.

4.      Si aún no ha defendido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar Tabla. Si no aparece en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar Tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar Tabla, se muestran todas las tablas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas.

5.      Seleccione una o varias tablas y a continuación haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar las tablas en la pestaña de documentos Relaciones, haga clic en cerrar.

6.      Arrastre un campo (normalmente se arrastra al campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación arrástralos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar Relaciones.

7.      Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.

Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla Exigir integridad referencial.

Para obtener más información sobre la integridad referencial, consulte la sección exigir integridad referencial.

8.      Haga clic en crear.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activo la casilla Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos.

Además solo si activo la casilla Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparecerá el símbolo de (&) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

NOTAS:

Ø  PARA CREAR UNA RELACIÓN DE UNO A UNO:

Es necesario que ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tengan un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe estar establecida en Sí (sin duplicarse). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Ø   PARA CREAR UNA RELACIÒN UNO A VARIOS:

Es necesario que el campo ubicado en el lado uno de la relación (normalmente, el campo clave principal tenga un índice único. Esto significa  que la propiedad Indexado de este campo debe estar establecida en si (sin duplicarse). El campo ubicado en el lado 2varios” de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe estar establecido en No o en si (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

FORMULARIOS

Los formularios son los que nos sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla.

Los formularios permiten mostrar al  mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas tablas reaccionadas de forma que resulte mucho más sencillo trabajar con ellos. Al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados campos.

Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia más agradable a la presentación de los datos que hace que el trabajo con ellos sea más cómodo, permitiendo insertar datos, modificarlos, o eliminar algún registro.

PASOS PARA CREAR UN FORMULARIO:

Ø  Para crear un formulario hay distintas opciones y para poder acceder a ellas lo puedes hacer en la pestaña Crear.

1.       Haz clic en la opción para el asistente para Formularios.

2.      Luego le aparecerá la primera ventana del asistente que le permita decidir que campos quiere incluir en formularios y que puede elegir más de una consulta o tabla.

3.      También le aparecerá en la ventana la opción de seleccionar la tabla/ consulta que este dentro de la base de datos y los campos disponibles que tenga esta tabla o consulta.

4.      Para la selección de todos los campos en el formulario debe hacer entre sobre el campo y luego en el botón.

5.      Si desea seleccionar todos los campos de la tabla/ consulta simplemente oprima en el botón.

6.      Después de haber seleccionado los campos que necesita de clic en el botón siguiente.

7.      Le aparecerá la siguiente ventana del asistente en el que le permite determinar la distribución del formulario como las siguientes:

8.      Luego de seleccionar el de su preferencia de clic en el botón siguiente.

9.      Luego en este caso debe elegir el estilo que le quiere aplicar al formulario, después de elegirlo debe darle clic en el siguiente:

10.  Esta vez solamente debe elegir el título que quiere para su formulario y esta es toda la información que solicita el asistente.

11.  Dale clic en finalizar y obtenemos nuestro formulario.

CONSULTAS E INFORMES

Las consultas e informes se usan en Access para convertir datos en información útil y constituyen una parte esencial de cualquier aplicación de base de datos. Access cuenta con un asistente para consultas que simplifica el proceso de formular una consulta y proporciona diversos métodos para crear informes con el fin de presentar información resumida de la manera fácil y efectiva.

INFORMES:

Puede utilizar el asistente de para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar como se agrupan y se ordenan los datos y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haga especificado d antemano las relaciones entre las tablas y consultas.

En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.

1.      En el grupo Informes de la ficha Crear haga clic en la Asistente para informes.

2.      Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última haga clic en Finalizar.

En la vista preliminar del informe, éste aparecerá tal y como se imprima. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles.

Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos y presentarlos de una forma concreta impresos o en otros formularios. Por ejemplo pude enviar a un colega un informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un informe con los datos de la dirección en un formato para impedir etiquetas y postales:

Ø  Utilizar un informe para crear etiquetas postales.

Ø  Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico.

Ø  Utilizar un informe para mostrar las tablas calculadas.

CONSULTAS:

1.      Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente los presenta en la pantalla. Serán tres tipos de consulta:

Ø  De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón.

Ø  De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla.

Ø  De acción: altera el contenido de registros es una única operación.

·          Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se encuentran dentro del grupo Consultas.

·         Se mostrará el primer  paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo creara una consulta sencilla.

2.      Elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podemos elegir todos o algunos de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

·         El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

·         Abrir la consulta para ver información y pulsaré el botón Finalizar. Esto creara el Asistente para consultas y mostrará el resultado de consulta.